江西师范大学学生档案管理规定
来源: 招生就业处   日期:2016-01-17 00:00:00   浏览次数:1814

江西师范大学学生档案管理规定

 

学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一,为做好学生档案材料的收集,归档和管理工作,实现学生档案管理工作的规范化、制度化,更好地为学生工作服务,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用,制订本办法。

第一条

招生就业处、档案馆、各学院是学校学生档案管理的主要部门,在主管校长领导下,为进一步规范我校学生档案管理工作,由招生就业处制订办法并统一组织实施管理。

第二条

招生就业处、档案馆、各学院由专人专门负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和传递等各项基础工作。管理人员应自觉执行党和国家对档案管理的有关规定,确保档案的完整与安全。

第三条

学生档案资料的整理是为了解该生在学校期间的思想、学习、生活等各方面的情况及表现,因此学生档案管理工作极其重要。

第四条

学生档案归档范围:

凡是学生在我校所填写的相关表格,在校期间的表现情况以及与学生相关的各种材料,均应归档。

其归档内容包括:入学前材料、学籍登记表、毕业生登记表、奖励处分材料、入党材料团员材料综合测评表、劳动鉴定表、实习鉴定材料、体检表、助学贷款基本材料登记表、其它有关材料、报到证通知书。

第五条

学生档案管理工作要求:

1、档案管理人员要认识到档案工作的重要性,保证学生档案的安全、完整。

2、严禁在档案室内外存放易燃易爆物品。档案室内必须做到:防火、防水、防盗、防有害生物、防潮、防尘、防强光、防高温、防有害气体。

3、档案室工作人员定期检查档案保管情况和档案室的用电设备情况保持整洁完好。确保档案的安全,做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错,发现问题及时处理。

4、实行科学管理,档案室内摆设整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统,编号科学规范,以便查找方便。

5、保持档案室清洁卫生,做到经常打扫。做到人离开时关好电、水和门窗。

6查阅、借阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容。

7、我校工作人员,因工作需要需查阅学生档案,需出示工作证;外单位人员因需要查阅、借调学生档案时,必须持单位介绍信和身份证。查阅、借阅档案时,需严格履行借阅手续,不得向档案本人、无工作关系的个人等借阅档案,借阅人要爱护档案原件,未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容,因工作需要摘记档案内容时,应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管,不得丢失及私自存放

8、档案室属机密重地,闲人不得进入。档案室内不准会客、聊天,严格杜绝各类事故的发生。

9、档案、资料的接收和移出都必须有登记、有统计,做到及时、准确,移交或接收档案必须履行交接手续,档案移交时清点核对无误后,双方需签字盖章,档案交接单双方各留一份。

10、每年对档案室检查一次,做到家底清楚、帐物相符。档案管理人员变换时,应及时办好交接手续。

第六条

学院档案管理的职责:

1、新生入学时,各学院新生档案管理员收集新生档案,并按班级、学号顺序登记、造册、归档。新生档案包括高中档案、高考材料、党、团组织材料。

2、新生入学后一个月内,由各学院按新生入学班级、学号排列,在档案馆规定的时间内向档案馆移交。无故未到档案的新生按有关规定处理。

3、各学院辅导员每学期布置对学生在校期间的教育、考核和鉴定工作,如实填写、登记,负责收集、汇总、分类、整理、管理学生的政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料,及时到档案馆将学生的档案材料整理归档,以保证档案资料的系统、完整。

4、对本学院学生学籍变动情况进行登记汇总,建立学生电子档案,用来记录学生的基本信息及档案中的材料名称。

5、办理转学、休学、复学、提前毕业的学生档案,经请示主管领导同意后按有关规定办理。对于中途由于某种原因不能继续在学校学习完成学业的学生,经学校研究批准后,由学院转交招生就业处,由招生就业处负责转回该生生源所在地档案管理部门。

6、学生毕业时,学院按档案馆要求领取毕业生档案和档案袋,更换新档案袋。

7、负责本学院毕业生档案材料的装档、整理、排序、密封工作。

8、按招生就业处要求整理好档案,在规定时间内向招生就业处移交毕业生档案。

第七条

档案馆档案管理的职责:

1、新生入校后一个月内,接收各学院的新生档案,对照新生名册进行核对清点。

2、 负责接收、整理、分类、统计、保管在校的各类学生档案及有关材料。

3、 配合各部门做好在校学生档案的查阅工作。

4、 对失去保存价值的学生档案,应征求分管领导的同意。造册报经校领导批准,予以销毁,未经鉴定和同意不得销毁任何档案。

5、印制和发放毕业生档案袋,在学生毕业时发放给各学院,做好换发学生档案的指导工作。

6、每年5月份向各学院移交当年应届毕业生档案。

第八条

招生就业处档案管理的职责:

1、负责新生档案审查、复核、整理、统计的管理工作。

2、负责毕业生档案的审核、封签、发送、转递、补档工作。

3、负责指导学院完成毕业生档案材料的装档、整理、排序、密封工作。

4、接收学院移交的应届毕业生档案,进行核对、整理、分类、统计。

5、负责应届毕业生学校处分文件的入档工作。

6、保管历届办理择业代理毕业生的档案以其他情况还留在学校的毕业生档案。

第九条

毕业生档案有关规定:

1、学校根据《报到证》转接毕业生档案,并通过机要通信局将档案寄往《报到证》上的用人单位或人才交流中心,不允许自带档案。

2、用人单位或人才交流中心,在接收毕业生档案并经查验无误后,应填好档案回执单并加盖单位人事部门或人才交流中心印章,将回执返回学校招生就业处。

3、办理择业代理的毕业生转接档案,须先中止择业代理,所需材料如下:
  (1)、择业代理协议书(择业代理协议书丢失请带毕业证复印件或学位证复印件);
  (2)、与用人单位签订的就业协议书、或接收函、或录用函、或调档函,如回原籍则写一份回原籍的申请;
  (3)、本人身份证,如委托代办,需身份证复印件和委托人身份证。
  办理结束后可领到《报到证》,凭《报到证》发送档案到用人单位。

4、改派转递档案,毕业生(办理人事代理的毕业生不能改派,可办理人事调动手续)在毕业后两年以内可以办理改派。所需材料如下:

 (1)、原单位(即《报到证》上的用人单位,回原籍则为原籍的毕业生就业主管部门)同意改派的证明;

 (2)、原《就业报到证》;

 (3)、与新用人单位签订的就业协议书、或接收函、或录用函、或调档函,如回原籍则写一份回原籍的申请;

 (4)、本人身份证,如委托代办,需身份证复印件和委托人身份证。

办理结束后可领到新《报到证》,凭新《报到证》到原单位人事部门(回原籍则为原籍的毕业生就业主管部门)调出档案到新用人单位;

5、升学后改派转递档案,毕业生在毕业生考取专升本或研究生,未到升学学校报到,需转递档案到用人单位。所需材料如下:

 (1)、升学学校出具的相关证明,或升学学校退回毕业生档案;

 (2)、与用人单位签订的就业协议书、或接收函、或录用函、或调档函,如回原籍则写一份回原籍的申请;

 (3)、本人身份证,如委托代办,需身份证复印件和委托人身份证。

办理结束后可领到新《报到证》,凭《报到证》发送档案到用人单位。

6、在校生改派转递档案,毕业生考取专升本或研究生,已经到升学学校报到,需按原身份(专升本的学生按专科毕业派遣,研究生按本科毕业派遣)派遣,并转递档案到用人单位。所需材料如下:

 (1)、升学学校退学文件(学校发文);

 (2)、与用人单位签订的就业协议书、或接收函、或录用函、或调档函,如回原籍则写一份回原籍的申请;

 (3)、本人身份证,如委托代办,需身份证复印件和委托人身份证。

办理结束后可领到新《报到证》,凭《报到证》发送档案到用人单位。

7、毕业生补办档案,所需材料如下:

(1)、用人单位介绍信;

(2)、用人单位补档函;

(3)、毕业生毕业证;

(4)、经办人身份证。

8、应届毕业生考取研究生后,升学学校要求在毕业前提前调取学生高中档案审查,由各学院将高中档案从毕业生档案中取出,单独寄往升学学校,其毕业生档案统一移交给招生就业处寄出。

9、用人单位要求录用的毕业生在毕业前提前调取毕业生档案,如档案未移交招生就业处,由学院报招生就业处领导批准后,按规定向用人单位寄档,如档案已移交招生就业处,由学院报招生就业处领导批准后,毕业生辅导员签字领回档案,向用人单位寄档。

10、应届毕业生升学至本校研究生,在开学后两星期内由研究生新生班主任携带工作证到招生就业处领取毕业生档案。

11、任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案,对利用职权违反档案管理的工作人员,由其主管部门责令改正,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

第十条

本制度由招生就业处负责解释。自发布之日起执行。

 

                                         2003年9月